ישנם לא מעט פרויקטים שמתנהלים כבר למעלה משנתיים או שלוש ולא מצליחים להתקדם ולהגיע לידי יישום.
מהם השלבים הנכונים להתחיל ולסיים פרויקט תמ"א 38?

שלב ראשון:
לאסוף ולכנס את הדיירים ולהחתים אותם על טופס שממנה את הנציגות מטעמם ומסמיך את הנציגות לבחור ולהתקשר עם גוף מקצועי שילווה אותם כמו אדריכל שמאי ועו״ד.
בהרבה מאוד מקרים הדיירים מחתימים את כל הדיירים (לעיתים מעל 20 דיירים) ואז מאתרים עורך דין,
ההתקשרות עם אותו עורך דין דורשת שוב להחתים את כל הדיירים, זאת עבודה כפולה ומסורבלת.
במקום לפעול כך, עדיף להחתים פעם אחת את כל הדיירים על מסמך אחד שיקנה לנציגות את הסמכות להתקשר עם עורך דין או גוף מקצועי.

שלב שני:
לבחון עם שמאי או אדריכל מטעם הדיירים מהם הזכויות של הבניין וכמה קומות ו/או דירות ניתן לבנות.

מומלץ לבחון כבר בשלב זה, האם כדאי תמ"א במסגרת חיזוק או הריסה ובניה.
זאת ניתן לדעת לפי גודל המגרש וכמות הדיירים כלומר: אם המגרש גדול (מעל 700 מר) וישנם מעט דיירים יחסית ( 8 דיירים) כמעט ברור שעדיף יהיה לדיירים וליזם להרוס ולבנות בניין חדש כי ישנה כדאיות כלכלית.
מצד שני אם הבניין כולל הרבה דיירים (לדוגמא 22 דיירים) ועומד על מגרש של דונם יהיה כמעט בלתי אפשרי ולא תהיה כדאיות כלכלית.

שלב שלישי:
לאחר קבלת המידע על הזכויות מומלץ לעשות תיאום ציפיות בין הדיירים ולבנות סקיצה של מה כל דייר מקבל.
בשלב זה מחשבים כמה מ"ר כל דייר מקבל בתוספת זכויות התמ"א (לדוגמא כל דייר מקבל 20 מ"ר למה שיש לו בשטח הדירה כיום) ומעלים את כל הדיירים קומה אחת מעל המיקום שהם נמצאים כיום.
כלומר, קומה ראשונה תקבל קומה שניה וכן הלאה.

זהו השלב בו השמאי מטעם הדיירים אמור להיות מעורב, כי תמיד יהיו דיירים שאמורים לקבל יותר מאחרים, במקרים לדוגמא שיש לחלק מהדיירים חניה בטאבו בעוד שלאחרים אין, או דיירים שהשקיעו מאות אלפי שקלים בשיפוץ מקיף ויסודי ומבקשים לקבל פיצוי על השיפוץ, או דיירים שמבקשים לקנות שטחים נוספים מהיזם שייבחר.
במקרה שהיה לדייר אחד הגיע לו דירה חדשה בטח של 100 מ"ר כולל התוספת של התמ"א, אותו דייר ביקש להוסיף עוד 20 מ"ר (בתשלום) וביקש לפצל לשתי דירות.
השמאי מטעם הדיירים יודע לערוך טבלת איזון ולחשב את ערך הפיצוי כך שהיחס בין הדיירים ישמר ויהיה שווה.

שלב רביעי:

השלב הבא להוציא את הפרויקט למכרז קבלנים.
בדרך זו הדיירים פועלים הפוך – הדיירים לא מקבלים הצעות מקבלנים אלא מציעים לקבלנים את מה שהכינו כסקציה: כל הדיירים כבר יודעים איפה הם ממוקמים ומה גודל הדירות החדשות שהם אמורים לקבל. שהרי הדיירים כבר הכינו עם הצוות המקצועי דרישות בהתאם לבדיקות היתכנות שערכו. הדיירים יודעים בדיוק מה הם רוצים מהיזם.

שלב חמישי
בהנחה שישנם 2 קבלנים שמעוניינים להצעת הדיירים, הבדיקות שיצטרכו הדיירים לבחון עם הצוות המקצועי הוא מי הם אותם יזמים/ קבלנים. (מה גודל החברה ומידת הניסיון שלה האם היזם הוא גם קבלן; האם היזם כבר בנה; וכו`)
כמו כן בודקים את המפרט הטכני של היזם מה הוא מוכן לתת במסגרת המפרט הטכני, וכן מה סכום ההוצאות שמוכן לשלם עבור הליווי המקצועי שנדרש לדיירים ועבור הפיקוח שמגיע לדיירים.

שלב שישי
לאחר שנבחר היזם המבוקש על ידי הדיירים, זהו השלב של בחינת ההסכם המשפטי.
במסגרת ההסכם המשפטי, כל דייר רואה ויודע מה הוא מקבל ואיפה (מיקום הדירות וגודלם); יש להקפיד שזהות היזם לא תשתנה, כלומר שהיזם לא יוכל להעביר או למכור את הפרויקט ליזם אחר, אלא בהסכמת כל הדיירים; שיהיו ערבויות מתאימות הן לדירות החדשות, או ערבויות ביצוע מתאימות במקרה של חיזוק, והן ערבויות לשכר הדירה עד לקבלת הדירות החדשות, כמו כן מומלץ להכניס סעיף שאם תיתנה זכויות נוספות לבניין בעתיד, הם יתחלקו גם בין הדיירים ולא יגיעו רק ליזם.

שלב שביעי:
הוצאת ההיתר, משלב זה, הדיירים ממתינים שהיזם הנבחר יוציא את ההיתר בהתאם לסקיצה שבנו עם הצוות המקצועי.

שלב הבניה: לאחר קבלת ההיתר, הדיירים מתפנים מדירותיהם ועוברים לדיור חלופי, בשלב זה נכנס לתפקידו המפקח מטעם הדיירים ומקפיד לעבור על שלבי היזם בבניה, ולדווח לדיירים על הנעשה.